Jak się zorganizować, gdy pracujesz na swoim?

Grunt to dobry plan

Brak szefa, przed którym trzeba się rozliczyć z wykonanych zadań i deadline’ów jest na pewno zaletą. Jednocześnie oznacza, że nie ma obok osoby, która zmotywuje do działania w chwili, gdy akurat nie mamy “mocy przerobowych”. Dlatego, pracując na swoim, trzeba dobrze zarządzić sobą w czasie. Najłatwiej zacząć od kalendarza, który będzie organizował rytm dnia, wyznaczał plan, a także pokazywał postęp.

Jak wpisywać zadania w kalendarz?

zaczynaj od planów długoterminowych, a potem “skracaj” je w czasie – do kwartału, miesiąca, tygodnia, dnia;
przy zadaniu zapisz szacowany, realistyczny czas potrzebny na jego wykonanie;
stosuj zasadę 60x40, czyli zostaw część dnia na tematy nieprzewidziane, które zawsze mogą się pojawić i wywrócić dzień do góry nogami (to te 40%);
zgrupuj zadania w obszary tematyczne, którymi zajmiesz się w określonym czasie. Dzięki temu nie będziesz przeskakiwać z finansów do HR-u, a potem jeszcze do briefu kampanii marketingowej;
nie planuj liczby zadań ponad swoje siły – dobra praktyka mówi o maksymalnie 3 ważnych i pilnych rzeczach do zrobienia w ciągu jednego dnia;
pamiętaj o zaplanowaniu godziny zakończenia pracy i odpoczynku – perspektywa końca i nagrody za sukces działa niezwykle motywująco.

Trzeba oczywiście pamiętać, że dobry plan, to jedno. Ale równie ważna jest konsekwencja w jego realizacji i analizowaniu ewentualnych odchyleń. To pozwoli zidentyfikować tzw. pożeracze czasu czy rozpraszacze uwagi, których da się unikać.

First things first, czyli wszystko ma swoje priorytety

Lista zadań przedsiębiorcy jest zwykle długa, co może wiązać się z ciągłą gonitwą z terminami. Dlatego ważnym elementem planowania jest ustalenie priorytetów. To od nich – największych czy najbardziej złożonych – powinien zaczynać się dzień pracy. Dopiero później, już bez stresu, można przejść do rzeczy łatwiejszych czy mniej ważnych. Jednym z narzędzi, które można do tego wykorzystać, jest Macierz Eisenhowera. Mając spisane punkty do zrobienia, wystarczy je rozłożyć na 4 ćwiartki macierzy:

ważne i pilne – do zrobienia na już
ważne, ale niepilne – do wpisania w kalendarz z zamiarem wykonania
nieważne, ale pilne – do oddelegowania (jeśli masz zespół), inaczej zabierają czas potrzebny na wykonanie tych z drugiej ćwiartki
nieważne i niepilne – do wyeliminowania

Wielu młodych przedsiębiorców wymienia elastyczność czasu pracy jako jedną z zalet prowadzenia własnej firmy. Trzeba jednak pamiętać, że nie sprowadza się ona decyzji, kiedy zaczyna, a kiedy kończy się dzień pracy. Jest to raczej możliwość zorganizowania sobie codziennych obowiązków w taki sposób, by pracować zgodnie ze swoją naturą, bez piętrzących się zadań i towarzyszącej temu frustracji. Jak każda umiejętność, ta również wymaga treningu. Gdy wejdzie w nawyk, okaże się, że pomaga osiągnąć znacznie więcej w krótszym czasie.

TEDx w temacie: Pani Swojego Czasu: https://www.youtube.com/watch?v=9kFGI7cVgyA