Mówiliśmy już o tym, że w młodej firmie znacznie szybciej pieniądze są wydawane niż wpływają na nasze konto za towary, usługi. Czyli nie mogę od razu tych pieniędzy wydawać w myślach…
Zanim wydam na przyjemności, muszę zaplanować i kontrolować niezbędne bieżące wydatki i mieć pewność, że wszystko mi się spina. Bardzo dobrym przykładem są gospodynie domowe, które prowadzą swój budżet gospodarstwa domowego w ten sposób, że odkładają “na kupki” pieniądze – na jedzenie, na rachunki, na ubrania itp. i resztę na dodatkowe wydatki, na które mogą sobie pozwolić. Ważne, żeby przede wszystkim zidentyfikować, na co ja będę potrzebował pieniędzy i upewnić się, że będę je miał. Czasami problemem przedsiębiorców jest zrozumienie różnicy pomiędzy właśnie cash flow, czyli przepływami finansowymi, a tym, co firma rzeczywiście na końcu zarabia.
Jaka jest różnica pomiędzy przepływami finansowymi a zyskiem firmy?
Przepływy finansowe pokazują tylko wpływy i wypływy pieniądza, a nie wynik finansowy operacji, który uwzględnia koszty związane z uzyskaniem przychodu. Rozpisanie sobie budżetu, czyli tych wszystkich przychodów i kosztów powoduje, że troszeczkę inaczej patrzymy na pieniądze, które wpływają na konto. Jest bardzo dużo zobowiązań, które są nieuniknione. Część jest zobowiązaniami już podjętymi, część przyszłymi. Obojętnie, co by się działo, muszę zrealizować te zobowiązania. Jeżdżę własnym samochodem, rozwożę np. kanapki, więc muszę mieć na paliwo. Dlatego dobrze jest rozdzielić budżet prywatny od pieniędzy firmowych. Dobrze mieć oddzielny rachunek bankowy dla firmy.
Trzeba uświadomić sobie, że pieniądze, które przychodzą do firmy, to nie jest jeszcze zysk. To są pieniądze, którymi muszę obsłużyć najpierw wszystkie zobowiązania.
Generalnie istnieje taka pokusa: sprzedałem coś, wpłynęły pieniądze, to zmienię sobie samochód. Nie jest to chyba nic groźnego…
Jak już jesteśmy przy tej zmianie samochodu – często przedsiębiorcy biorą go w leasing. Powiedzmy sobie, że mamy tego naszego świeżego przedsiębiorcę, który znalazł firmę leasingową i dostał samochód na raty. To jest świetne auto, ale w umowie zobowiązujemy się przez 3 lata płacić po 5000 zł miesięcznie. Biznes zaczął mu działać, w pierwszym miesiącu dostał 20 000 zł przychodów, w drugim miesiącu 10 000 zł przychodów. Teraz pytanie nie brzmi, czy dzisiaj mnie stać na zapłacenie tej raty leasingowej. Pytanie brzmi, czy przez najbliższe 3 lata będzie mnie stać na jej zapłacenie.
Zrobienie budżetu właśnie ma mi dać odpowiedź na to pytanie, czy mnie stać na te dodatkowe rzeczy, które chcę kupić? Z definicji powinno być to inwestowanie w moją firmę. Czy ten nowy samochód spowoduje, że wzrośnie moja konkurencyjność? Będzie miał np. funkcję dostawczą, więcej do niego załaduję, szybciej dostarczę towar itp. Jeżeli kupuję samochód tylko po to, żeby podbudować swoje ego, to czy aby na pewno są to dobrze wydane pieniądze…
Przy decyzji o zakupie muszę uwzględnić cały okres spłaty, wpisać ten koszt na kolejne lata, muszę zabezpieczyć jego spłatę odpowiednim poziomem przychodu. Dobrze wiedzieć, że rata jest w wysokości np. 2000 zł miesięcznie i że będę ją pokrywać ze sprzedaży.
Czyli w planowaniu, w tworzeniu budżetu trzeba wyłączyć emocje, a przyjrzeć się liczbom…
Budżet jest dobrym ćwiczeniem, bo pomaga odpowiedzieć na pytanie, jakie przychody będę mieć i jakie koszty, żeby w ogóle działalność mogła funkcjonować. Plus czy jeszcze jestem w stanie sobie zaplanować, kiedy te pieniądze będą do dyspozycji, jakie będą wpływy.
Większość ludzi jest wzrokowcami. Posiadanie tabelki z liczbami, którą można ogarnąć wzrokiem, powoduje w większości przypadków, że jesteśmy w stanie lepiej zrozumieć budżet w momencie planowania. Za każdym razem powtarzam, że trzeba być przygotowanym na różne scenariusze. Nie jest nigdzie powiedziane, że ten scenariusz, który sobie wymyślamy, zostanie zrealizowany w 100%.
Najlepiej zrobić kilka wersji budżetu?
Oczywiście! Niestety dzieje się zazwyczaj tak, że jak się bardziej angażujemy w nasz projekt, to zaczynamy idealizować. A w życiu mogą nas spotkać różne niezaplanowane sytuacje. Zestawienie tych wszystkich elementów w jednym miejscu – w naszym budżecie – powoduje, że mamy łatwość zrobienia różnych scenariuszy. Odpowiedzmy sobie na pytania: co jeśli będzie kryzys? Co jeśli będą mniejsze przychody? Jeśli pozyskam mniej klientów? Co jeśli będę musiał obniżyć ceny? Co jeżeli będzie podwyżka cen benzyny o 5%? Dojdzie jakiś dodatkowy podatek albo wzrośnie o 20-30%? Czy będę w stanie to udźwignąć? Muszę sobie spróbować na te pytania odpowiedzieć.
Wiele osób się tłumaczy – przecież od tych rzeczy finansowych to ja mam księgowego. Będę płacić miesięcznie 250 zł, on się tym wszystkim zajmie, ja będę tylko działać w sferze np. kontaktów z klientami. Czy mogę sobie na takie myślenie pozwolić? Czy jest takie minimum wiedzy, które radzisz, aby przedsiębiorca opanował?
Księgowy jest biegły z formalno-prawnej strony. Jeśli nie posiadam takiego doświadczenia, to byłoby stratą czasu i energii wypełnienie niezrozumiałych dokumentów. Dobrze jest oprzeć się na wiedzy wyspecjalizowanego księgowego, który świetnie orientuje się w przepisach, procedurach i terminach.
Ale w firmie bardzo ważne jest, żeby zarządzać finansami, budować strategię zarządzania. Tego nie mogę już przerzucić na księgowego. Po pierwsze z tym wiążą się konsekwencje i nikt nie podejmie takiej odpowiedzialności za decyzje firmowe. To przedsiębiorca zarządza swoim biznesem i podejmuje decyzje i ryzyko, choćby związane z inwestowaniem pieniędzy w rozwój… Zakładając firmę, musimy mieć tego świadomość.
Co radziłbyś osobie, która boi się założyć firmę, bo właśnie te sprawy finansowe ją przerażają, czuje, że ją to przerasta?
Przede wszystkim pierwsza rada jest taka, żeby nie bać się finansów, naprawdę nie są aż tak bardzo trudne. Warto poświęcić czas na zrozumienie pewnych podstawowych praw, reguł, zależności w analizie finansowej.
W biznesie chodzi o to, żeby mój sposób myślenia był uporządkowany, żebym w różnych elementach analizy, o której tutaj mówiliśmy, był jak najbardziej prawdopodobny. Nie o to chodzi, żeby wyliczyć coś z super dokładnością, ale o to, żeby wynik pochodził z jak najbardziej prawdopodobnych składowych.
Po drugie warto zainwestować w pomoc doświadczonego biura rachunkowego, zwłaszcza, żeby mieć kogo spytać o obwarowania formalno-prawne. Czyli jakie podatki będę musiał płacić, jakie będę miał zobowiązania, jaką formę prawną przyjąć? Oczywiście można o tym przeczytać w internecie, ale nie polecałbym tego jako podstawy, ponieważ istnieje wiele różnych zależności, niuansów. Lepiej skontaktować się z osobą, która ma już wiedzę i doświadczenie. Księgowość będzie za nas pilnować wszelkich formalności, terminów: przypomni nam o opłaceniu ZUS-u, zaliczki na podatek dochodowy czy podatek VAT – nie musimy już o tym myśleć. To bardzo realne wsparcie dla młodego przedsiębiorcy.
Wracając do tego, co powiedziałeś, że analizę muszę oprzeć o twarde dane liczbowe. Gdzie mogę je znaleźć, zwłaszcza, jeżeli jestem na starcie.
Część tych informacji “leży na ulicy” – dowiaduję się, ile wynosi czynsz, ile będę musiał zapłacić za komputer czy benzynę do samochodu… Na tym etapie podejmuję często decyzje zakupowe wymagające rozeznania – oceniam stosunek ceny do jakości, szukam okazji zakupowych, negocjuję rabaty na potrzebny mi sprzęt itp. Opieram się jednak zazwyczaj na powszechnie dostępnych danych.
Trudniejsze jest zaplanowanie w budżecie takich składowych jak przychody. Po pierwsze trzeba opracować model kalkulacji ceny za produkt czy usługę. W takich kalkulacjach może również pomóc biuro rachunkowe. Kolejny krok to poczynienie pewnych założeń – czyli spróbować w kilku wariantach założyć różne poziomy przychodów.
Jeśli jednak działam w specyficznej branży, która wymaga dużej wiedzy merytorycznej, powinienem swoje założenia zderzyć z rynkiem, z konkurencją, aby je zweryfikować. Oczywiście najprościej by było zakupić jakieś badania, ale to kosztuje, a po drugie ogólnodostępne badania są często zbyt ogólne. Natomiast zamówienie konkretnych badań, pod konkretny temat jest długotrwałe i kosztowne. Trzeba wtedy spróbować dotrzeć do różnych źródeł informacji dostępnych w internecie i zaimplementować je do swoich potrzeb.
Po drugie podpatrywać konkurencję w konstruktywny sposób. I wcale nie mówię tutaj o jakimś szpiegostwie gospodarczym, żeby wyciągać wewnętrzne sekrety innych firm, ale o zbieraniu w rozmowie takich zwykłych spostrzeżeń, opinii, które ludzie sobie przekazują. Warto chodzić w tym celu na różnego rodzaju branżowe spotkania, konferencje, śniadania itp.
Po trzecie ważne jest słuchanie odpowiednich osób, żeby wyciągać odpowiednie wnioski. Poszukajmy mentora, kogoś doświadczonego w biznesie, komu ufamy.
Na koniec – porządkowanie tych wszystkich zdobytych informacji jest ważne i na ich podstawie weryfikowanie swojego wyobrażenie o pomyśle biznesowym.
Wygląda na to, że zaplanowanie budżetu firmy to długi i żmudny proces. Czy na pewno warto poświęcać aż tyle czasu na robienie tabelki z liczbami?
Według mnie absolutnie warto. Czas poświęcony na te przemyślenia, na te analizy na pewno nie jest czasem straconym. Zawsze na początku startuję z jakąś wizją firmy, tworzę strategię, ale to nauka humanistyczna. Przełożenie tego wszystkiego na pieniądze to jest nauka ścisła i mało ludzi na świecie czuje się w tym mocna, a to kluczowa rzecz w biznesie. Większości ludzi potrzebuje zwizualizować na kartce kwestie finansowe, bardzo pomocny jest tu Excel.
Cała zabawa polega na tym, żeby jak najbardziej uprościć i dostosować do swoich potrzeb kwestie analizy finansowej.
Można się posiłkować różnymi formatkami, które znajdziemy w internecie, ale ostatecznie musimy odrobić tę lekcję, usiąść i poczynić niezbędne kalkulacje. Po prostu sobie to przepracować, przemyśleć, zmaterializować. Być może później pokażemy ten budżet swojemu księgowemu albo jakiemuś znajomemu, rodzinie, uwzględnimy ich uwagi. Możemy go odłożyć i za jakiś czas do niego wrócić. Z czasem tam, gdzie na początku były same niewiadome, pojawią się konkretne, sprawdzone informacje.
Stworzony budżet mogę aktualizować, uwzględniać nowe zmienne. Jeżeli na początku moje założenia nie do końca były prawdziwe, albo coś się zmienia w środowisku gospodarczym, nanoszę zmiany, o ile oczywiście mają one duży wpływ na to, co się dzieje w firmie i odchylenia od tych założeń są znaczące. No bo jeżeli zaplanowałem sobie, że będę płacił 1000 zł czynszu, a płacę 1050 zł i zakładam, że te 50 zł nie robi mi wielkiej różnicy, to nie muszę tego zmieniać w budżecie.
Podsumowując – jakie sposoby poszerzania swojej wiedzy o finansach byś rekomendował?
W Polsce jest bardzo mało książkowych pozycji zdroworozsądkowych dla ludzi, którzy chcą rozpocząć biznes, bo albo są to poradniki “hurra optymistyczne”, albo są pisane bardzo wyspecjalizowanym akademickim językiem i mało praktyczne.
Dla ludzi, którzy chcą poszerzać swoją wiedzę, polecałbym szkolenia z trenerami, którzy mają pojęcie o finansach i przede wszystkim są praktykami. Chodzi o to, by starać się nie bać finansów, ale je zrozumieć. Nie nauczyć, ale zrozumieć, bo to jest różnica. Zrozumieć, że są te pieniądze na potrzeby prowadzenia firmy.
I zdecydowanie poświęcić czas na przygotowanie naszego budżetu pod tym kątem, o którym tutaj cały czas mówiliśmy. Naprawdę dużo się w procesie jego tworzenia nauczymy.
Po trzecie – korzystać z wiedzy specjalistów, którzy potrafią w sposób profesjonalny zajmować się sprawami związanymi z finansami. Taka konsultacja może nam zaoszczędzić czas i pieniądze, ochronić przed nieprzemyślanymi krokami, konsekwencjami naszych błędnych decyzji biznesowych.
*** Ten artykuł jest trzecim z cyklu dotyczącego podstaw finansów i tworzenia budżetu w firmie. Z poprzednich części wywiadu z Mirosławem Stochajem dowiesz się m.in.:
- o zagadnieniach dotyczących finansów firmy na początkowym etapie działalności
- jak zrobić budżet krok po kroku i jak sprawdzić, czy mój biznes się opłaca?
Przeczytaj także:
Smart money kluczem do sukcesu?
7 sposobów na zarządzanie strumieniem zadań
Mirosław Stochaj – specjalista z zakresu rachunkowości zarządczej i kontrolingu komercyjnego. Posiada ponad 25 lat doświadczeń w finansach przedsiębiorstw, zarządzaniu ludźmi oraz kierowaniu grupami projektowymi w międzynarodowych firmach sektora FMCG oraz Medical Devices & Equipment. Zdobył wiedzę, pracując w różnych obszarach finansów, wsparcia biznesowego oraz w działach komercyjnych, gdzie jako manager był odpowiedzialny za zarządzanie wieloosobowymi zespołami, za tworzenie i realizację strategii finansowej, biznes planów, za prowadzenie projektów rozwojowych i restrukturyzacyjnych. Od wielu lat prowadzi treningi i pracuje jako konsultant z zakresu zarządzania finansami przedsiębiorstw i kontrolingu finansowego, prowadząc warsztaty i szkolenia między innymi we współpracy z Akademią Leona Koźmińskiego w Warszawie (moduły finansowe na Podyplomowych Studiach Zarządzania Sprzedażą oraz MBA IT), a także realizując bezpośrednio projekty konsultingowo – szkoleniowe z zakresu finansów dla działów komercyjnych. W tym charakterze współpracował z dużymi firmami polskimi i międzynarodowymi. W Programie prowadzi warsztaty z planowania i zarządzania finansami w firmie.
