Dobrze zaplanowane spotkanie zapewni nam osiągnięcie zamierzonego celu i może uchronić nas przed nieporozumieniami czy też niewłaściwym wykorzystaniem czasu. Pamiętajmy, że spotkanie angażuje również czas innych osób – warto zatem uzgodnić z uczestnikami oczekiwania, tak aby na końcu wszyscy mieli poczucie, że warto było się spotkać. No i jeśli będziesz miał plan, to będziesz czuł się pewniej.
A może wspólny wyjazd z przyjaciółmi?
Przyjmijmy, że zamierzasz ze swoimi znajomymi uzgodnić pomysł i plan na wspólny zagraniczny wyjazd. Twoim zadaniem będzie przeprowadzenie takiego spotkania. Zaproś swoich znajomych do wspólnej rozmowy na ten temat. Przygotuj, zaplanuj i przeprowadź spotkanie. Oto przewodnik, który pomoże ci takie spotkanie przygotować i przeprowadzić z sukcesem.
Przygotowanie do spotkania
- Przed zaproszeniem znajomych na spotkanie ustal sam ze sobą jakich rezultatów spodziewasz się po tym spotkaniu – na przykład chcesz ustalić miejsce, termin oraz przypisać uczestnikom zadania dotyczące przygotowania wyjazdu.
- Przygotuj listę osób, które chciałbyś zaprosić.
- Upewnij się przed spotkaniem, że twoi znajomi są wstępnie zainteresowani rozmową na ten temat – to znaczy, że chętnie rozważą wspólny wyjazd.
Przed spotkaniem
- Ustal miejsce spotkanie oraz datę i godzinę, potwierdź możliwości dotarcia wszystkich zainteresowanych osób. Jeżeli jest to jakaś klubokawiarnia, to być może będziesz musiał zrobić rezerwację.
- Potwierdź temat, przebieg i czas trwania spotkania z uczestnikami (w spotkaniach bardziej formalnych przygotowuje się w tym celu agendę).
- Jeżeli na spotkaniu chciałbyś przedyskutować konkrety dotyczące trasy, noclegów, miejsc, które można zwiedzić, to przygotuj na ten temat materiały i przekaż je uczestnikom, aby mogli się z nimi wstępnie zapoznać przed spotkaniem.
- Zachęć swoich znajomych, aby ze swojej strony również przygotowali różne propozycje dotyczące miejsc, trasy etc. i wymienili się z pozostałymi.
Na początku spotkania
- Uzgodnij z uczestnikami, jaki jest cel spotkania, co wspólnie chcecie osiągnąć – tj. wybrać termin, trasę, miejsca noclegów oraz rozpisać zadania dotyczące wyjazdu na osoby.
- Przypomnij również, że na końcu spotkania chciałbyś uzgodnić podział zadań w związku z przygotowaniem wyjazdu, tj. kto zrobi niezbędne rezerwacje np. miejsc noclegowych, biletów na wystawy, kto przygotuje listę miejsc, które warto zwiedzić itp.
- Ustal, kto prowadzi spotkanie – zazwyczaj jest to osoba inicjująca spotkanie, ale może też być inaczej.
- Ustal, kiedy jest czas na to, aby każdy mógł zaprezentować swoje pomysły.
- Omów z uczestnikami, w jaki sposób będziecie te pomysły oceniać np. możecie głosować, albo możecie przyjąć zasadę, że ostateczną decyzję podejmuje prowadzący spotkanie i wszyscy się na to zgadzają.
- Zwróć się do wszystkich z przesłaniem, że każda wypowiedź jest ważna i zależy Ci na tym, abyście wspólnie dbali o atmosferę sprzyjającą swobodnej wymianie myśli i pomysłów.
W trakcie spotkania
- Jako prowadzący oraz jako uczestnik – uważnie słuchaj co mówią inni, jak się zachowują.
- Prowadź rozmowę zgodnie z zaplanowanym czasem.
- Rób podsumowania – podczas bardziej formalnych spotkań warto robić notatki używając flipcharta – można spisywać tam pomysły, wnioski itp.
- Zerkaj na zegarek – czy nie przekraczacie założonego czasu na spotkanie. Jeśli przewidujesz, że czas może zostać przekroczony, to upewnij się, czy:
- na pewno trzymacie się sedna sprawy i wszyscy są zaangażowani w równym stopniu,
- czy rozmowa nie utknęła w jakimś martwym punkcie, który tak naprawdę nie jest związany z głównym celem i oczekiwanym rezultatem spotkania,
- ewentualnie ustal z uczestnikami, ile czasu potrzebujecie i czy wszyscy mogą tyle czasu poświęcić lub ustalić termin drugiego spotkaniu na dalszy ciąg ustaleń.
Pod koniec spotkania
- Podsumuj całość spotkania, zaprezentuj wypracowane rozwiązania.
- Zachęć uczestników do wyboru jednego pomysłu dotyczącego trasy, miejsc noclegowych – pamiętaj przy tym, że jeśli spotkanie posłużyło wypracowaniu jeszcze innych bardzo cennych pomysłów i uczestnicy są do nich przywiązani, to być może warto zachować je w pamięci i powrócić do nich w przyszłości albo od razu wstępnie zaplanować kolejne wyjazdy – pamiętaj jednak, że celem tego konkretnego spotkania jest uzgodnienie tylko jednego wyjazdu.
- Opracuj z uczestnikami plan działania zmierzający do realizacji waszego pomysłu np. kto zajmie się rezerwacjami, kto przygotuję listę niezbędnych rzeczy do zabrania, kto kupi mapy i przewodniki.
- Wpisz ten plan w kalendarz – najlepiej taki, do którego macie wspólny dostęp.
- Podziękuj wszystkim za zaangażowanie i wspólnie spędzony czas.
Po spotkaniu
- Spisz głównie postanowienia i wyślij je uczestnikom. Możesz również dołączyć listę innych pomysłów, które przydadzą się wam przy planowaniu kolejnych wyjazdów. Bardziej formalne spotkania kończą się zwykle zwięzłą notatką, którą uczestnicy muszą przeczytać i zgłosić swoje ewentualne uwagi.
- Wpisz plan działania w kalendarz.
- W zależności od tego jak odległy jest termin waszego wyjazdu, kontaktuj się co jakiś czas ze swoimi znajomymi (FB, e-mail, sms, telefon) i cieszcie się wspólnie z nadchodzącej perspektywy wspólnej eskapady zagranicznej.
Jak widzisz przygotowanie i poprowadzenie dobrego spotkania jest pewnym wyzwaniem. Oczywiście nawet najlepszy plan nie uchroni nas przed nieprzewidzianymi sytuacjami. Każde spotkanie ma swoją akcję i dynamikę, która nie jest uzależniona tylko i wyłącznie od prowadzącego, ale również od tego jak wszyscy wzajemnie zdołają się do siebie dostroić. Istotną rolą prowadzącego pozostaje jednak inicjowanie atmosfery spotkania sprzyjającej swobodnej wymianie pomysłów i myśli. Natomiast na efekt końcowy spotkania pracują wszyscy uczestniczący.
| Co wiesz o komunikacji? Sprawdź się w naszym Quizie! |
Przeczytaj także:
