W największym skrócie, projekt to jednorazowe, unikalne przedsięwzięcie, ograniczone w czasie (mające ściśle ustalony początek i koniec), zmierzające do realizacji pewnego celu. Składa się na niego ciąg działań wieloaspektowo powiązanych ze sobą, tworzących razem spójną całość.
Cechy projektu
W naszym życiu podejmujemy szereg aktywności. Łączą się one, w ten czy inny sposób, w większe zbiory. Są od siebie zależne, tworzą mniej lub bardziej złożone łańcuchy, układają się w jakieś struktury. Nie wszystkie jednak nazywamy projektami. Cechą projektu jest planowość i intencjonalność. Z założenia nadajemy mu określone ramy, pewną formułę, wytyczamy granice. Przykładowo projekt ma ściśle określone terminy, które dotyczą nie tylko całości, ale każdego realizowanego zadania. Są one od siebie zależne – często nie można przejść do kolejnego etapu bez wykonania uprzednich.
Projekt przede wszystkim jest ukierunkowany – dążymy za jego pomocą do realizacji jakiegoś celu. Wszystkie zadania wdrażane w projekcie są temu podporządkowane. Projekt kończy się, gdy zostanie osiągnięty (ewentualnie wtedy, kiedy okazuje się, że nie jest możliwe osiągnięcie celu przy środkach, jakimi dysponujemy). Potwierdzeniem sukcesu projektowego jest rezultat. Może to być produkt materialny czy usługa, ale może to być także np. zmiana sposobu myślenia pewnej grupy odbiorców, zwycięstwo w wyborach, podróż dookoła świata. Ważne by rezultat można było zmierzyć – wtedy mamy pewność, że cel udało się istotnie zrealizować.
Zarządzanie projektem
Działanie w ramach projektu wymaga różnorodnych predyspozycji. Potrzebni są planiści i sprawni wykonawcy, kontrolerzy i sprzedawcy, ci, którzy mobilizują i ci, którzy dokonują oceny – mobilizatorzy, ewaluatorzy. Koordynacja zespołu, który tworzą, bywa trudna. Dlatego tak istotne jest zarządzanie projektem – właściwe zastosowanie posiadanej wiedzy, informacji i umiejętności do działań określonych w projekcie, by zaspokoić oczekiwania osób w niego zaangażowanych i zrealizować cel. Pomocne mogą okazać się kompetencje z różnych dziedzin: ekonomii, socjologii, psychologii – w końcu zarządzamy przede wszystkim innymi ludźmi. Nie zawsze chodzi o wiedzę akademicką, raczej o ogólne wyczucie komunikacji interpersonalnej i procesów społecznych.
3 fazy projektu
Realizując projekt przechodzimy przez trzy główne fazy:
1. Przygotowawcza, wstępna, wprowadzająca. Naszym zadaniem jest ustalenie problemu do rozwiązania, opracowanie ogólnej wizji projektu i przełożenie jej na bardziej skonkretyzowaną koncepcję. Następnym etapem jest zdefiniowanie celu (i rezultatu, który potwierdzi jego realizację), zakresu projektu, struktury jego zarządzania oraz przygotowanie szczegółowego planu, harmonogramu.
W tej części dokonujemy również oceny wykonalności projektu, oszacowania jego kosztów, a także określenia parametrów (jakościowych, czasowych), za pomocą których będziemy weryfikować postępy prac. Przeprowadzamy analizę możliwości i ograniczeń, zagrożeń i szans (np. w oparciu o model SWOT), co umożliwi nam choćby częściowe oszacowanie ryzyka. I wreszcie odbywa się wybór kierownika projektu, dobór członków zespołu oraz podział obowiązków i zadań. To ogromnie ważna część – bowiem projekt to przede wszystkim ludzie, ich postawa, relacje między nimi, poziom zaufania do kierującego. Ważne, by przy rozdziale zadań brać pod uwagę predyspozycje, talenty, umiejętności poszczególnych członków zespołu.
2. Realizacyjna – czyli sam proces przeprowadzenia projektu. Chodzi tu nie tylko o wykonywanie zadań zgodnie z założonym planem, ale także monitorowanie postępów i wprowadzanie koniecznych poprawek, by utrzymać projekt w przyjętych ramach. Kluczowe jest pilnowanie realizacji tzw. kamieni milowych, czyli punktów kończących określony etap projektu, których osiągnięcie umożliwia wdrażanie następnych zadań.
3. Podsumowująca. W tej fazie zbieramy wnioski, przygotowujemy raport i prezentujemy go zainteresowanym. Najczęściej zależy nam na jak największym odbiorze. Mieści się w niej także ocena projektu, która ma na celu dostarczenie informacji na temat skuteczności projektu (mierzonej porównaniem założeń do wyników), oszacowania wpływu podejmowanych działań, jak również użyteczności wskaźników przyjętych do monitorowania postępów projektu.
Małe i duże projekty
Warto podkreślić, że projekty to nie tylko wielkie, złożone inicjatywy w korporacjach, fabrykach, uczelniach. Mają zastosowanie we wszystkich dziedzinach życia. Każdy z nas może być twórcą projektu. Projekty można tworzyć w szkole – obecnie kładzie się na nie mocny nacisk. Metoda projektu czyni z ucznia podmiot własnego kształcenia, a nie tylko obiekt do urabiania. Zdobywa on wiedzę drogą własnych doświadczeń, jest zaangażowany emocjonalnie w rozwiązywanie problemu, a samo uczestniczenie w projekcie przypomina udział w przygodzie. Zresztą odnieśmy to do siebie – o wiele bardziej jesteśmy zmotywowani do pracy, jeśli nie ogranicza się ona do rejestrowania cudzych przekazów, ale pozwala nam na działanie, na aktywne odpowiadanie na wyzwania.
Projekty mogą być także realizowane w domach. Złożonym projektem, choć może zabrzmi to nieco instrumentalnie, może być chociażby przygotowanie do macierzyństwa czy ojcostwa (projekt „narodziny dziecka”). Wymaga niewątpliwie opracowania pewnej wizji, przygotowania planu i wdrożenia go w życie. Projektem jest bez wątpienie przygotowanie wesela czy komunii. Jest nim także zakup mieszkania czy budowa domu. Szacujemy koszty, analizujemy ryzyko, monitorujemy postępy prac. Robimy to samo, choć w mniejszej skali i przy udziale mniej licznej grupy osób.
Umiejętność zarządzania projektem może przydać się nam niemal w każdej sytuacji. Przekształcenie przynajmniej części naszych codziennych aktywności w projekty na pewno pomoże nam w lepszym zarządzaniu zasobami i czasem. Dlatego warto spróbować stawić czoła wyzwaniom, jakie napotykamy, wykorzystując procedury charakterystyczne dla tej formy działania.
Przeczytaj także:
