Początkowo ta sytuacja wydaje się rajem. Nie ma szefa i długich zebrań. Możesz pracować dla klientów z całego świata – twoje koszty są mniejsze (nie wynajmujesz biura), jesteś konkurencyjny. Zachłystując się wolnością, nie możesz wyjść ze zdumienia, jak w ogóle mogłeś funkcjonować w biurze. Po jakimś czasie stwierdzasz z zakłopotaniem, że czas przecieka ci przez palce.
Niezależnie, czy jesteś freelancerem, czy właśnie założyłeś swój startup i pracujesz w zespole wirtualnym, aby być produktywnym, przydadzą Ci się:
Komunikator
W zespole, który buduje produkt, rozwiązuje problemy klientów lub tworzy strategię komunikacyjną, korespondencja e-mailowa się nie sprawdza. Każdy, kto choć raz przekopywał się przez skrzynkę mailową, wie, o czym mówię. Komunikator taki jak Slacku umożliwia szybszą wymianę informacji. Możesz dyskutować na żywo lub zajrzeć do poruszonych wątków później, nie odrywając się od wykonywanej pracy.
Drugi sposób, nazywany komunikacją asynchroniczną, uważany jest za klucz do skutecznej współpracy.
W Slacku tworzy się kanały tematyczne do rozmawiania na różne tematy. Ich uczestnicy mogą oznaczać @osobę, od której oczekują reakcji. Wystarczy, że tak ustawisz powiadomienia w aplikacji, że będziesz mógł skupić się na zadaniach, a jednocześnie nic, co istotne, nie umknie twojej uwadze. Określając słowo kluczowe, otrzymasz alert za każdym razem, gdy ktoś je wymieni w dyskusji. Warto przetestować różne komunikatory.
Dokumenty w chmurze
Pracę zdalną usprawniają serwisy takie jak Dysk Google czy Dropbox. Zamiast przesyłać kolejne wersje prezentacji mailem, możesz współpracować z innymi na dokumencie zamieszczonym w chmurze. Szybko zbierzesz komentarze, upewnisz się, że wszyscy się wypowiedzieli. Ponadto w dyskusji prowadzonej na Slacku możesz odwołać się do omawianego dokumentu, wklejając do niego link. Dzięki temu pozostali nie muszą przeczesywać skrzynki mailowej, czy też upewniać się, że korzystają z aktualnej wersji dokumentu.
Kontrola kamieni milowych
Trudniej być na bieżąco, gdy się pracuje zdalnie. Każdy projekt składa się z kilku kluczowych etapów (kamieni milowych). Można je rozbić na wiele powiązanych ze sobą zadań, które członkowie zespołu realizują w różnych konfiguracjach (w zależności od kompetencji bądź pełnionej funkcji). Kiedy sukces zespołu zależy od dobrej współpracy, dostęp do aktualnych informacji jest kluczowy. Jeśli pracujesz projektowo, docenisz Asanę, Trello czy Nozbe. Gdy każde zadanie ma właściciela, deadline i link do roboczego dokumentu, wszystko widać jak na dłoni.
Video rozmowy
Niezastąpione w dbaniu o morale zespołu są regularne spotkania video. Entuzjazm, zatroskanie – takie emocje można łatwo wychwycić na twarzach ludzi oddalonych od siebie o setki kilometrów. Krótkie spotkania, zaczynające się punktualnie i moderowane przez jedną osobę, powinny być wpisane do kalendarza na stałe. Google Hangouts czy Zoom to popularne platformy.
Zachęcam do eksperymentowania, bo praca zdalna będzie coraz popularniejsza.
Przeczytaj także:
