Właściciele firm, przedsiębiorcy od czasu do czasu, zazwyczaj raz do roku projektują lub odświeżają plan działania firmy najczęściej w postaci biznes planu na kolejny rok lub kilka kolejnych lat. Poza tymi formalnymi procesami, zarządzający biznesem nie zawsze zdają sobie sprawę, że większość z nich tworzy strategię działania i podejmuje decyzje strategiczne znacznie częściej niż raz do roku. Strategiczne lub po prostu kluczowe decyzje to wszystkie te, które wprowadzają zmianę do codziennej rutyny.
Czym są kluczowe decyzje?
Kluczowe decyzje wiążą się z uruchomieniem biznesu, inwestycją, potrzebą pozyskania zasobów ludzkich, materialnych i intelektualnych, aby rozpocząć nową działalność lub zmienić dotychczasową często już nieefektywną, nie dającą spodziewanych wyników.
Takich decyzji w każdej firmie podejmuje się dużo więcej niż się wszystkim zarządzającym firmami wydaje. I wiążą się one z podjęciem ryzyka związanego z inwestowaniem w niepewne i nowe dla firmy działanie.
Wielu przedsiębiorców wciąż podejmuje kluczowe decyzje w oparciu o wyczucie, przekonanie, tzw. „znajomość branży”, najczęściej na bazie szczątkowych i niesprawdzonych danych, przy braku danych lub po prostu w oparciu o opinie czy własne wyobrażenie. Rezultat takich decyzji, to najczęściej utrata inwestycji lub brak oczekiwanych wyników, zamieszanie w firmie, frustracja braku wyników i rotacja pracowników. Aby uniknąć takich sytuacji, warto oprzeć budowę strategii, i tym samym podjęcie kluczowych decyzji, o analizę i dopiero na płynących z niej wnioskach zbudować plan działania.
Analiza jest niezbędna
Aby stworzyć strategię i zaplanować działania lub zmianę dla własnego biznesu, należy zacząć od określenia:
- obiektu analizy tj. kluczowego problemu, wyzwania, szansy np. pomysł na własny biznes, wybór kanałów dystrybucji i komunikacji, profil klienta, pojawienie się ulgi podatkowej dla osób, które chcą świadczyć określony typ usług, odkrycie zapotrzebowania na nową usługę/produkt itp.
- układu odniesienia tj. ram czasowych, zasięgu geograficznego, branży i segmentu, który jest analizowany – czyli wskazuje, którą część “ciastka” rozpatrujemy i czy odnosimy się do rynku lokalnego, czy szerzej,
- otoczenia firmy tj. wielkości rynku, trendów, czynników mających wpływ na obiekt analizy tj. konkurencja, segmenty klientów,
- zasobów tj. zasobów finansowych, ludzi, zasobów specjalistycznych – pozwalające nam przemyśleć, w jaki sposób chcemy dostarczać wartości naszym klientom, za pomocą jakich zasobów i czy dysponujemy czymś lepszym od konkurencji.
Podejmowanie decyzji opartych na faktach ma cztery kluczowe cechy:
- Decyzja opiera się na faktach i analizie – nie intuicji.
- Struktura decyzji jest czytelna i zrozumiała, a decyzja jest starannie sformułowana, aby odzwierciedlić rzeczywistość i realne otoczenie biznesu.
- Analiza jest oparta na hipotezach, koncentruje się na obszarach, które napędzają wybory między różnymi opcjami.
- Dane zgromadzone w celu wsparcia decyzji są istotne i wiarygodne (kluczowe czynniki, porównanie „jabłek z jabłkami”, integralność danych, ilościowe określenie informacji jakościowych).
Oprzyj się na faktach
Za każdą trudną decyzją kryje się zestaw pytań bez odpowiedzi. Uporządkowanie biznesu decyduje o tym, jakie są te pytania i jakie fakty dostarczą potrzebnych odpowiedzi, aby iść dalej. Pierwszym i najtrudniejszym krokiem jest po prostu odrzucenie opinii, twierdzeń i przyjęcie faktów. Niektóre fakty są niewygodne, a uzyskanie informacji, których potrzebujesz, wymaga pracy.
Od czego zacząć?
- Określ, jaki jest mój bazowy cel biznesu.
- Sprecyzuj, co wyróżnia Twoją firmę lub usługę na tle konkurencji.
- Zdefiniuj, kim są Twoi klienci i czego potrzebują.
Jak to zrobić?
- Potwierdź opinie i przekonania lub przekształć je w sprawdzalne hipotezy.
- Zweryfikuj fakty.
- Sformułuj wnioski.
- Umieść przekonania i twierdzenia w kontekście i otoczeniu Twojego biznesu (konkurencji, miejsca, czasu).
- Zadawaj pytania i rozmawiaj o tym ze wszystkim z osobami z Twojego otoczenia.
Podstawy biznes planu
Wnioski z analizy danych i faktów wykorzystaj do analizy SWOT – w której zestawione są mocne i słabe strony planowanego przedsięwzięcia, kluczowej zmiany oraz możliwości i ryzyka. Analizę SWOT wykonujemy również po to, aby na bazie zebranych wniosków określić przewagę konkurencyjną i strategię dalszego działania.
Wszystko to powyżej pozwoli zbudować podstawowy biznesplan, który będzie początkiem do podejmowania kolejnych decyzji opartych na faktach. Jednym z bardziej istotnych elementów biznes planu jest charakterystyka produktu, która opiera się na dogłębnej analizie przedmiotu działalności firmy. Przedstawia się w niej cechy produktu (usługi), wyróżniające go na tle konkurencji.
Na koniec, porządkując proces planowania, należy wyznaczyć cele – najlepiej w metodologii SMART oraz zadania, a następnie osadzić je w czasie:
- bieżące (tydzień),
- krótkoterminowe (1-3 miesięcy),
- Średnioterminowe (1 rok),
- Długoterminowe (3 lata i więcej).
Z tak przygotowanymi danymi, zebranymi faktami, wyznaczonymi celami i założeniami jest się zdecydowanie lepiej przygotowanym do działania.
Przeczytaj także:
