W poprzednim artykule (link) mogłeś odnaleźć wskazówki do prowadzenia spotkań zdalnych. Dzięki nim praca grupy, której przewodzisz, może być dużo efektywniejsza. Ale zdarzają się takie spotkania, których efektywność wzrasta wtedy, gdy lider ich nie prowadzi (ani żaden inny członek grupy).
Kiedy więc warto sięgnąć po zewnętrznego facylitatora?
Waga spotkania
Taka sytuacja dotyczy każdego spotkania, którego rezultaty zależą od mocnego zaangażowania różnorodnych kompetencji i woli zebranej grupy. Jako przykłady można tu wymienić:
- wspólne opracowanie nowego produktu lub usługi,
- optymalizacje procesów biznesowych,
- wspólne podjęcie decyzji o wyborze dostawcy,
- opracowanie strategii działania wspólników,
- poszukiwanie nowych kierunków działania i innowacji,
- stworzenie oferty dla kluczowego klienta,
- rozwiązanie merytorycznego konfliktu w zespole, itp.
Innymi słowy, warto powstrzymać się od osobistego prowadzenia spotkania, kiedy chcesz się udzielać merytorycznie i jednocześnie wiesz, że:
- jesteś emocjonalnie zaangażowany w temat,
- przez grupę możesz być postrzegany jako stronniczy,
- problem jest złożony i/lub wymaga nowego podejścia,
- potrzebne są wysokie umiejętności angażowania uczestników i strukturyzowania pracy.
Ryzyka prowadzenie spotkań przez lidera
Jak widać rzecz nie dotyczy rutynowych spotkań służących wymianie informacji, rozdaniu zadań czy zebraniu opinii, ale takiej pracy grupy, której rezultaty mogą znacząco wpłynąć na los firmy. Świadomość wagi takich spotkań często wytwarza dodatkowe napięcie, które może przełożyć się na usztywnienie stanowisk zagrażające kreatywności rezultatów.
Jeśli spotkanie prowadzone jest przez stałego lidera, pojawiają się stare schematy.
Wszyscy dobrze to znamy: niepotrzebne dygresje, wycieczki osobiste, narastające konflikty i ogólne poczucie straty czasu. Lider w czasie pracy zespołu często nie jest w stanie zapanować nad reakcjami wynikającymi z uprzedzeń wobec jego osoby, trudno mu pogodzić odmienne style myślenia uczestników, różne interesy, zmaga się ze zmieniającymi się nastrojami i spadkiem koncentracji. Tym niekorzystnym zjawiskom dużo lepiej może zapobiec zewnętrzny facylitator (np. po Szkole Facylitatorów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego).
Współpraca z profesjonalistą
Nie zawsze musi to być profesjonalny facylitator. Czasem możemy wykorzystać osobę z firmy niezwiązaną bezpośrednio z tematem warsztatu. Ale im większa waga spotkania, tym lepiej skorzystać z usług certyfikowanego fachowca.
Facylitator nie jest mentorem ani ekspertem od tematu, nie ocenia więc stanowisk i rezultatów. Jest za to ekspertem od właściwego zaprojektowania i przeprowadzenia procesu wypracowania rezultatów.
Co warto ustalić z facylitatorem zanim zacznie pracę? Przed warsztatem musicie wspólnie uzgodnić:
- cele i szczegółowość rezultatów,
- ilość i długość sesji
- i – co bardzo ważne – mandat grupy – czyli co stanie się z rezultatami po warsztacie (np. czy wypracowane propozycje nowych kierunków rozwoju firmy będą obowiązujące dla zarządu, czy będą rekomendacją, a może tylko poszerzeniem samowiedzy o opiniach uczestników warsztatu?).
Dzięki tym danym prowadzący może zacząć szczegółowe projektowanie warsztatu, podział na etapy, dobór odpowiednich technik pracy z grupą, aplikacji technologicznych (szczególnie w warsztatach zdalnych). W czasie warsztatu będzie skupiony na celu, strukturze i pełnym wykorzystaniu potencjału każdego z uczestników.
Rezultaty mogą cię naprawdę zaskoczyć. Okaże się, że dobrze ci znana grupa wytworzy zupełnie nową synergię pracy, a tobie zaoszczędzi frustracji, czasu i związanych z jego upływem kosztów.
Przeczytaj także:
5 rzeczy, o których musisz pamiętać, prowadząc spotkania zdalne
Paweł Grzesik – trener biznesu, coach, aktor, reżyser. Właściciel firmy szkoleniowej Re-Aktor, pracuje jako trener Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego. Opracował autorską metodę szkoleń technikami teatralnymi Re-Aktor. Odbył wiele kursów trenerskich i warsztatów, m.in. międzynarodowe szkolenia w Anglii, na Malcie i Belgii ukończone tytułem międzynarodowego trenera DBY-N. Realizował szkolenia dla firm m.in. z branży finansowej, doradczej, produkcyjnej, a także dla instytucji kulturalnych. Absolwent Polonistyki na UJ oraz Coachingu w Biznesie na UE w Krakowie.
