Niezależnie od tego czy będziesz pracował samodzielnie czy w zespole, skuteczna komunikacja będzie jednym z kryteriów Twojego sukcesu. Jak więc zadbać o dobrą komunikację?
Komunikacja werbalna
Zacznijmy od podstaw, a więc różnych typów komunikacji. Wyróżniamy komunikację werbalną i niewerbalną. Komunikacja werbalna to rodzaj komunikacji, który jako nośnika informacji używa słów – może ona więc być pisemna lub ustna, bezpośrednia lub pośrednia (poprzez media społecznościowe czy telefon). Aby była efektywna musi ona być poprawna i w zrozumiały sposób przekazywać informacje. Budując swój biznes nie możemy pozwolić sobie na błędy (np. ortograficzne czy gramatyczne), ponieważ szybko zostaną one wyłapane przez innych i wykorzystane na naszą niekorzyść.
Wyobraź sobie, że klient patrzy na menu w Twoim barze i widzi w nim błędy ortograficzne, albo prezentując swój pomysł przekazujesz niespójne i nielogiczne sformułowane myśli – w obydwu opisanych przypadkach Twój odbiorca nie odniesienie pozytywnego wrażenia i może nawet w niekorzystny sposób ocenić Twój profesjonalizm. Jeśli więc język nie jest naszą mocną stroną – warto dać tekst komuś do sprawdzenia. Jeśli nie jesteśmy pewni, czy skutecznie prezentujemy swój pomysł, to poćwiczmy przed innymi i poprośmy o informację zwrotną. Strona estetyczna komunikatu jest istotna – poprawność wypowiedzi ustnej czy formatowanie tekstu pisanego – takie szczegóły sprawią, że wydawać się będziemy bardziej profesjonalni – warto więc o nie zadbać.
Komunikacja jest skuteczna, kiedy odbiorca zrozumie nasz punkt widzenia oraz naszą argumentację i jednocześnie my zrozumiemy, jaki jest punkt widzenia naszego rozmówcy. Warto zatem w komunikacji zwrócić uwagę na dobór słownictwa i argumentację oraz dbać o to, aby nasz przekaz był w pełni przemyślany – a więc musimy się do niego też dobrze przygotować.
W komunikacji bywa też czasami tak, że jesteśmy zaskoczeni, iż druga strona odebrała nas zupełnie inaczej niż planowaliśmy. Faktycznie zdarza się tak i zawsze trzeba tę ewentualność brać pod uwagę. Aby minimalizować takie sytuacje należy uważnie słuchać i obserwować naszych rozmówców oraz potwierdzać wzajemne ustalenia.
Komunikacja niewerbalna
Komunikacja niewerbalna to natomiast mowa ciała, gesty, to jak się zachowujemy czy ubieramy. Uzupełnia ona komunikację werbalną i uwarunkowana jest kulturowo – różne zachowania mogą być dobrze lub źle postrzegane przez osoby pochodzące z różnych kręgów kulturowych. Na przykład wskazywanie jednym palcem uważane jest za obraźliwe w większości krajów azjatyckich (gdzie wskazuje się całą dłonią), a popularny gest kciuka do góry uważany jest za wulgarny w Grecji czy na Bliskim Wschodzie (Cotton, 2013). Warto więc poznać nie tylko zasady komunikacji niewerbalnej naszego kraju, ale, jeśli myślicie o działalności również w innych krajach, także innych kręgów kulturowych.
Komunikacja niewerbalna ważna jest również dlatego, że stanowi istotny element rozumienia informacji przez drugą osobę. Spójność komunikatu werbalnego z niewerbalnym (postawą, gestem, wyrazem twarzy) wzmacnia ten komunikat. Brak spójności tych komunikatów może natomiast spowodować, że partner naszej interakcji nie uwierzy w informację, którą chcemy mu przekazać. Aby lepiej zrozumieć elementy komunikacji pozawerbalnej można przyjrzeć się następującym przykładom:
- Strój, ale również fryzura, makijaż, dodatki – warto zadbać, aby nasz wygląd był dobrze dobrany do okazji czy stylu preferowanego w danej branży. Strój to ważny element marki także na co dzień. Fryzjer, kelner czy kucharz w firmowym stroju z wyszytą nazwą marki oraz imieniem będzie podnosił prestiż miejsca i sprawiał wrażenie bardziej profesjonalnego.
- Uścisk dłoni i postawa – musi pokazywać, że jesteś pewny siebie i otwarty. To najważniejszy element pierwszego wrażenia. Uścisk dłoni powinien być silny i pewny, zachowany kontakt wzrokowy, a na twarzy powinien gościć uśmiech.
- Mowa ciała – kontakt wzrokowy, wyraz twarzy i postawa to bardzo ważne elementy skutecznej komunikacji. Unikanie kontaktu wzrokowego świadczyć może o nieszczerości, zbyt intensywny zaś o agresji. Uśmiech i naturalność sprawią, że wydawać będziemy się bardziej sympatyczni.
- Ton głosu – ważne jest to, co mówisz, ale jeszcze ważniejsze jest to, jak to mówisz. Natężenie głosu, entuzjazm czy dźwięczność mają tu olbrzymie znaczenie. Chcąc brzmieć profesjonalnie powinniśmy mówić powoli i w miarę głośno, lekko obniżyć głos, zachowując jednak jego naturalną melodię (Hall, 2014).
- Czas – musisz przyjść na czas – nie za wcześnie i nie za późno. Spóźnianie się jest oznaką niechlujstwa i braku zorganizowania, zbyt wczesne przybycie na miejsce może zaś świadczyć o niepokoju i braku pewności siebie. Dobrze jest poznać też w tym względzie zwyczaje kulturowe środowiska, w którym działamy. Na przykład Niemcy są zawsze bardzo punktualni i jeśli mamy z nimi spotkanie, to dobrze jest przyjść trochę wcześniej, aby mieć czas na nieformalną rozmowę – punktualnie bowiem zaczynają rozmawiać na temat, któremu poświęcone jest spotkanie. Hiszpanie dość często konkretną godzinę traktują z przybliżeniem używając określenia „około”. Warto wziąć to pod uwagę planując czas przeznaczony na to oraz inne spotkania danego dnia.
To, jak postrzegają nas inni w znacznej mierze zależy od komunikatów niewerbalnych i mowy ciała dlatego warto mieć świadomość, jakie elementy do nich należą – w jaki sposób jesteśmy odbierani przez innych. Można w tej sprawie zasięgnąć informacji zwrotnej od innych członków zespołu, współpracowników czy kolegów.
Rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne powinniśmy zawsze i wszędzie – każdy z nas ma w tym zakresie coś do udoskonalenia. Trzeba przyglądać się nie tylko innym, ale przede wszystkim sobie – poszerzać swoją wiedzę i uczyć się dobrze komunikować.
| Co wiesz o komunikacji? Sprawdź się w naszym Quizie! |
Przeczytaj także:
Dobra komunikacja z klientem i w zespole
