Jak mawiał mój serdeczny znajomy, któremu rozjeżdżały się projekty: w teorii to my jesteśmy mistrzami świata. Gorzej, gdy przychodzi do zastosowania w praktyce.
Zmierzam do tego, że patrząc wstecz na niektóre moje decyzje i decyzje znanych mi osób, widzę, że pod pozorami racjonalnych przesłanek, były emocje i brak zdrowego rozsądku. Niejeden przedsiębiorca kupił nieprzyzwoicie drogi samochód w czasie, gdy jego firma była w kiepskiej sytuacji, a uzasadniał to przewidywanymi wysokimi kontraktami, gdy tylko klienci zobaczą, że żyje on tak wystawnie, jak oni. Potem okazuje się, że tak właśnie brzmiała manipulacja sprzedawcy samochodów, który umiejętnie zagrał na aspiracjach biznesmena.
Ile razy każdemu z nas zdarzyło się podjąć decyzję impulsywnie? Nic wielkiego się nie stało, jeśli pod wpływem chwili dokupiliśmy sok do sałatki. Natomiast gorzej, gdy podpisaliśmy umowę kredytową bez zastosowania zimnego osądu.
Tradycyjna kartka i ołówek
Pół żartem, pół serio powiem, że w kwestii ulegania emocjom znam tylko dwie grupy osób: takie, które są tego świadome i takie, które nie przyjmują do wiadomości, że ulegają emocjom.
Zatem każdy z nas ma coś do zrobienia, by najważniejsze decyzje były poparte racjonalną kalkulacją.
Skutecznym wyłącznikiem braku rozsądku jest tradycyjna kartka i ołówek. Metodyczna ocena wariantów zwykle dobrze służy jakości sytuacji decyzyjnej.
Większość tematów udaje się wrzucić w 7-etapowy schemat:
- Definicja problemu
- Wypracowanie wariantów
- Ocena wariantów
- Wybór najlepszego wariantu
- Wdrożenie decyzji
- Pilnowanie wdrożenia
- Zamknięcie i podsumowanie
Na każdym z etapów można zastosować narzędzia wspierające nasz zdrowy rozsądek.
Jakich narzędzi użyć w procesie decyzyjnym?
Definiując problem (1), pomocne jest proste zapisanie, o co nam chodzi, np. wybór laptopa do pracy. Słowa wymagają precyzji, gdy myśli błądzące po głowie bywają mgliste i utrudniające widzenie problemu.
Podczas wypracowywania wariantów (2) sprawdza się burza mózgów z pomysłami wypisywanymi w formie mapy myśli.
Przy ocenie wariantów (3) warto zastosować matrycę priorytetów. Jest to tabela porównująca pomysły lub możliwości wg co najmniej trzech kryteriów. Ustalasz kryteria adekwatne do sytuacji. Zwykle używa się trzy do pięciu kryteriów. Często stosowane kryteria to koszt, oczekiwane korzyści oraz łatwość wdrożenia. Po stworzeniu kryteriów wpisujemy je w nagłówkach kolumn. W wierszach wypisujemy te pomysły, które przetrwały etap eliminacji jako niewykonalne. Ustalamy skalę, w jakiej będziemy oceniać pomysły w każdym kryterium (np. od 1 do 5). Po ocenie sumujemy wyniki.
Drugim narzędziem oceny jest analiza pola sił. Stosujemy ją, gdy mamy ocenić zasadność jedynej opcji. To narzędzie pomaga określić czynniki godne uwagi podczas wprowadzania zmian, czyli siły wspomagające i siły hamujące. Należy określić jak najwięcej sił z każdej grupy, by zrozumieć kontekst proponowanej zmiany. Następnie planujemy działania, które wzmocnią siły wspomagające oraz wyeliminują lub osłabią siły hamujące.
Wdrożenie decyzji (5) warto zrobić projektowo, tzn. określi cel metodą SMART oraz kamienie milowe i najbliższe działania.
Pilnować wdrożenia (6) w z góry określonych regularnych interwałach (np. w każdą środę o godz. 10:00).
Po osiągnięciu daty, gdy wdrożenie decyzji miało być zakończone – zamknąć i podsumować (7) poprzez wypisanie wniosków metodą plus i delta. Jest to pozornie drobna, ale fundamentalnie ważna zmiana opracowywania i przekazywania informacji zwrotnej. Ocena ma odpowiedzieć na dwa pytania: (1) co poszło dobrze i warto robić tego więcej oraz (2) co można jeszcze poprawić, tj. gdzie jest różnica (delta) między tym co jest, a tym co mogłoby być?
Zastosowanie narzędzi, a szczególnie takich, które wymagają dyscypliny w zapisywaniu spraw, jest dobrą i sprawdzoną metodą, by w decyzjach dominował zdrowy rozsądek.
Przeczytaj także:
Biznesu nie da się robić samemu – rozmowa z Wojciechem Wereszką
Czy wiesz, jaką firmę chcesz stworzyć?
Bernard Fruga – trener zarządzania, autor biznesowy i bloger. Kilkanaście lat pracował w środowisku międzynarodowym, mieszkając w Szwajcarii i rozwijając przedsięwzięcie biznesowe w kilkudziesięciu krajach. Pracuje indywidualnie oraz prowadzi szkolenia dla przedsiębiorców, managerów i liderów biznesu. Napisał kilka książek, m.in. „ISRIKUZ II. Skuteczny manager” i „Eventworking”, które są dostępne w formie papierowej i audiobooków na www.fruga.net
