Są one zazwyczaj niezbędne, by lepiej zorganizować pracę zespołu, omówić kluczowe zadania jego członków, wymienić się opiniami czy zaplanować działania. Aby spotkanie on-line usprawnić i efektywnie wykorzystać, warto wziąć pod uwagę kilka kwestii technicznych i organizacyjnych.
- Sprawdź sprzęt i jakość połączenia wi-fi
Zacznij od spraw podstawowych – czy komórka lub laptop są naładowane? Jeśli nie – czy masz w pobliżu ładowarkę i kontakt? Czy słuchawki są dobrze podłączone? Bardzo irytujące i stresujące są momenty, kiedy umawiasz się na wyznaczony czas rozmowy w sieci i Ciebie lub rozmówcę dopadają trudności techniczne. W tym zakresie kluczowe jest również sprawdzenie jakości połączenia wi-fi, aby rozmowa nie była zrywana, obraz lub dźwięk zakłócany. Przy rozmowie prowadzonej z domu z reguły mamy to dość dobrze rozpracowane, gorzej jeśli taka wideo-rozmowa jest prowadzona w innych miejscach, np. w kawiarni czy plenerze. Warto sprawdzić sieć, zanim zdecydujemy się włączyć w rozmowę on-line poza sprawdzonym domowym rewirem.
- Przetestuj komunikator
Ważne jest, żeby dobrze poznać i przetestować program, w którym planujemy wideo-spotkanie, zwłaszcza dla większej liczby rozmówców. Dostępne są różnorodne narzędzia, dzięki którym można porozmawiać z jedną lub wieloma osobami, darmowe lub płatne, z różną formą dostępu. Pod ręką mamy zazwyczaj Skype, Google Hangouts, WhatsApp czy Facebook Messenger, a przy bardziej zaawansowanych platformach jak Zoom czy ClickMeeting – warto zaznajomić się z ich funkcjonalnościami i obsługą, zanim nawiążemy rozmowę z naszym zespołem, żeby przeszkody techniczne nie zakłóciły naszej rozmowy.
- Bądź punktualny/a
Jak na każde spotkanie, tak i na onlinowe, warto stawić się punktualnie przed komputerem. A właściwie przygotować się do niego na kilka minut wcześniej, uprzedzając też o tym członków rodziny czy współlokatorów, by nam nie przeszkadzali. Może się zdarzyć, że sprawdziliśmy działanie sprzętu i czekamy, nie mając informacji, jak długo może potrwać opóźnienie ze strony naszych rozmówców. Tu każda minuta spóźnienia waży jakby więcej, jesteśmy przyzwyczajeni do szybkiego działania sprzętu i programów. Jeśli natrafiamy na kilkuminutowe opóźnienie, pojawia się zniecierpliwienie i może zaważyć na rezultatach naszych rozmów. Zawsze więc warto przygotowania do wideokonferencji zacząć z pewnym marginesem czasowym.
- Kamera start
Ważne jest włączenie kamery, mnie wielokrotnie zdarzało się o niej zapomnieć. Po drugie rodzi się pytanie – czy przed kamerą podczas pracy zdalnej obowiązuje nas jakiś dress code? Nie zawsze chcemy być oglądani w tzw. domowym rynsztunku, warto więc rzucić okiem na to, w co jesteśmy ubrani i w zależności od stopnia zażyłości członków zespołu – zostańmy w dresach lub ubierzmy się bardziej oficjalnie.
Równie istotne jest, aby sprawdzić, co jest naszym tłem, czyli drugi plan. Czy nie ma tam przypadkiem przedmiotów, które mogą nadmiernie skupiać uwagę innych, a przez to rozpraszać rozmawiających z nami, np. pozostawiona część garderoby czy inne osoby w dalszym planie. Zadbajmy też o to, by usiąść w miejscu dobrze oświetlonym, ale bez źródła światła skierowanego na ekran, które może razić naszych rozmówców.
Poza tym często siedząc przed własnym komputerem i rozmawiając dłużej zaczynamy mniej kontrolować co robimy z rękami, mimiką. Warto nieco zapanować nad sobą i od czasu do czasu zerknąć na siebie w okienku podglądu.
- Kontrola audio
Warto pamiętać, aby wyłączyć różnorodne dźwięki powiadomień. Sygnały dobiegające np. z komórki lub komputera powiadamiające o nowej wiadomości czy komunikacie rzeczywiście mogą wybić rozmówcę z toku myślenia. Obok powiadomień należy sprawdzić, czy nie ma wokół nas dźwięków, które mogą być słyszalne przez naszego rozmówcę, np. szczekanie psa, hałasujące dzieci czy tętniące życiem miasto. Warto posługiwać się aktywnie mikrofonem i wyciszać go w momencie, kiedy nie zabieramy głosu. Dzięki temu, jeśli są jakieś dodatkowe efekty dźwiękowe w miejscu, w którym się znajdujemy, oszczędzimy innym tego hałasu. Poza tym ważne jest, aby korzystać ze słuchawek – po pierwsze, w przypadku telefonu mamy ręce wolne do pracy, po drugie – pozwalają skoncentrować się na rozmowie, wyciszają nam odgłosy z zewnątrz.
- Plan – pożądany
To oczywista oczywistość, że warto jeśli nie na kartce, to przynajmniej w głowie nakreślić plan spotkania. Zasygnalizujmy na początku, po co rozmawiamy, jaki jest nasz cel i potem ustalmy z rozmawiającymi, czy jest zgodność w tej sprawie. Jak na każdym spotkaniu dobrze jest zachować podział: początek, rozwinięcie i podsumowanie – w postaci wyrażonej informacji o rezultatach rozmowy, zebrania, do czego doszliśmy, jakie kolejne kroki będziemy podejmować czy z jakim podziałem zadań się rozstajemy. Ustalmy także, kiedy i o której słyszymy się ponownie.
Zobacz także:
