Gdy zadania się piętrzą, w skrzynce czekają nieotwarte e-maile i nie wiadomo „w co ręce włożyć”, z pomocą przychodzi Macierz Eisenhowera. Mawiał on, że „to, co jest ważne, rzadko jest pilne, a to co jest pilne, rzadko jest ważne”. Zanim wpadniesz w panikę, bo uznasz, że wszystko musisz zrobić na już, weź głęboki wdech i poszukaj kartki papieru. Zdaniem generała Eisenhowera wszystkie nasze zadania da się przypisać do czterech ćwiartek, które wyznaczają osie „Pilne” oraz „Ważne”. Każdej z ćwiartek nadaje się numery od 1 do 4, w zależności od priorytetu.
1. Zadania ważne i pilne. Ta ćwiartka otrzymuje priorytet numer 1. Na tych zadaniach powinieneś się skupić i ukończyć je w pierwszej kolejności. Jeśli zaniechasz działania, możesz coś ważnego stracić.
2. Zadania ważne, ale mało pilne. Tu często znajdują się długofalowe cele i zadania, które są ważne dla twojego osobistego i zawodowego rozwoju, natomiast nie mają określonego terminu realizacji.
3. Zadania mało ważne, ale pilne. To są zadania, które najlepiej jest delegować albo zaplanować ich realizację po ukończeniu realizacji zadań z priorytetem pierwszym. Jeśli pracujesz solo, część powtarzalnych czynności możesz zautomatyzować korzystając z serwisów takich jak Zapier czy IFTTT.
4. Zadania mało ważne i niepilne. W tej ćwiartce lądują wszystkie zadania, które warto wyeliminować, a czas na ich realizację przeznaczyć na cele z ćwiartki nr 2.
Spojrzenie z lotu ptaka
Zapisując wszystkie zadania w odpowiednich ćwiartkach, łatwiej jest dostrzec, co w danej chwili jest najistotniejsze, na czym się skupić, a co może zaczekać. Co więcej, nasze długofalowe cele, wymagające większych poświęceń, wytrwałości i czasu, często są spychane przez bieżącą „pilną” pracę. Do zadań ważnych, lecz nie pilnych należy uczenie się nowych umiejętności, dbanie o zdrowie (regularne ćwiczenia), budowanie wizerunku online twojej firmy czy pisanie książki. Matryca Eisenhowera pozwala spojrzeć na zadania i cele z lotu ptaka i skorygować kurs. Bycie zajętym nie jest równoznaczne z byciem produktywnym, rozumianym jako realizowanie rzeczy, które są dla nas naprawdę ważne.
Siła notatek
Sam akt zanotowania zadań ma dobroczynne działanie: pomaga zmniejszyć niepokój związany z chaosem codzienności, listy rzeczy do zrobienia (to-do lists) oferują prostą strukturę, czy też plan, którego można się trzymać. Notowanie zadań pomaga monitorować postępy i jest namacalnym dowodem, że coś danego dnia się osiągnęło.
Psycholodzy i neurobiolodzy dodadzą jeszcze, że sam moment odhaczania (lub skreślania z listy) wykonanego zadania daje satysfakcję: mózg wydziela małą ilość dopaminy, która sprawia, że mamy ochotę realizować kolejne zadania. Matryca Eisenhowera może być stosowana razem z innymi narzędziami wspierającymi produktywność. Najważniejsze, aby w natłoku zadań nie tracić z oczu długofalowych celów i nie trwonić cennych zasobów na zadania pilne, lecz dla nas… mało ważne.
| Jak u Ciebie z planowaniem? Sprawdź się w naszym Quizie! |
Przeczytaj także:
