Wiele, jeśli nie znakomita większość naszych działań wymaga planowania. To właśnie dobrze przemyślany plan może wyrwać nas z gonitwy za różnymi terminami i nieosiągalnymi celami. Gdyby przyjrzeć się naszym różnym działaniom, to może się okazać, że jakaś ich część dzieje się zupełnie niezależnie od nas, a jednak pochłania naszą energię. Można takich sytuacji uniknąć właśnie dzięki sprecyzowaniu celów i określeniu sposobów, jakimi chcemy je osiągnąć. Sprecyzowanie i określenie naszych zadań wyznacza nam drogę i też zwiększa naszą skuteczność w realizacji zamierzeń.
Etapy planowania
Zacznijmy od ustalenia, z jakich etapów składa się planowanie. We właściwej kolejności powinno wyglądać to następująco:
1. ustalenie celów – czyli tego, co chcemy uzyskać w wyniku naszych działań. Cele warto określać zgodnie z zasadą SMART (akronim od angielskich słów: specific, measurable, achievable/ambitious, relevant , time-bound ), przywołaną w książce pt. Podstawy zarządzania projektami metody i przykłady, przez Walczak R. (2014),. Mówi ona, że cele powinny spełniać pięć zasadniczych warunków i być:
a) skonkretyzowane (specific), jednoznacznie sformułowane, jasne, klarowne, nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację – ich zrozumienie nie powinno stanowić trudności;
b) mierzalne (measurable), wyrażone za pomocą liczb czy wskaźników, za pomocą których można je zweryfikować;
c) osiągalne i atrakcyjne (achievable/ambitious), możliwe do realizacji a jednocześnie pociągające, budzące motywacje do działania, ani za trudne (wtedy paraliżują), ani za łatwe (wtedy nie stanowią dla nas wyzwania) – zgodnie z tzw. zasadą Złotowłosej.
d) istotne (relevant) – mające wartość dla nas jako twórców, ale także dla realizujących projekt – ich osiągnięcie powinno stanowić istotny krok w rozwoju naszej organizacji;
e) określone w czasie (time-bound) – z jasno wyznaczonym horyzontem czasowym – słynne „kiedyś…” może całkowicie zablokować działania firmy, konieczne są zatem jasne terminy wpisane do planu.
2. Analiza możliwych rozwiązań. Polega na oszacowaniu możliwości i środków umożliwiających realizację celu. Przydaje się do tego analiza SWOT (mocne strony, słabe strony, szanse, zagrożenia). Warto rozpisać maksymalnie dużo potencjalnych rozwiązań, a następnie które z nich są realne do osiągnięcia.
3. Opracowanie planu działań . Na tym etapie określamy konkretne zadania, których wykonanie konieczne jest do realizacji naszego celu, wskazujemy kolejność tych działań, ustalamy ramy czasowe, dobieramy potrzebne środki, metody i narzędzia.
4. Realizacja planu – wykonanie zadań wyznaczonych w harmonogramie.
5. Kontrola realizacji – podejmowana w celu porównania stanu rzeczywistego z pożądanym. Pozwala na ustalenie przyczyn ewentualnych nieprawidłowości oraz i, a w konsekwencji na sformułowanie wniosków niezbędnych do likwidacji błędów.
Zrób plan, to nie boli!
W Waszej pracy oraz przy rozważaniu różnych pomysłów i przedsięwzięć będziecie mieli do czynienia z różnymi rodzajami planowania. Począwszy od tego bieżącego, obejmującego codzienne sprawy do załatwienia (np. spotkania z klientami, z zespołem roboczym, z księgowym czy przyjacielem) po długoterminowe i bardziej złożone, składające się z określonych przedsięwzięć, służących realizacji celu (np. przygotowanie do startu w maratonie, zakup mieszkania czy rozpoczęcie działalności gospodarczej). Plan warto stworzyć w formie pisemnej.
Szczególnie zadania, z których się on składa, warto wpisać do kalendarza swojego oraz innych osób, które w tym planie są uwzględnione. Realizację planu dobrze jest kontrolować w czasie – najlepiej poprzez odznaczanie zadań, które już zostały zrealizowane. Nie powinno się też ukrywać go w szufladzie – wręcz przeciwnie lepiej mieć go w zasięgu oczu – to naprawdę pomaga.
Jak zatem przystąpić do tworzenia planu? Dużą wagę musimy przywiązać do tego, by nasz plan był po prostu wykonalny, spójny wewnętrznie, pozbawiony sprzeczności, cechujący się sporym prawdopodobieństwem realizacji. Ma umożliwiać osiągnięcie zamierzonego celu (brzmi to dość banalnie, niemniej życie uczy, że bywają plany zupełnie oderwane od celów, które mają urzeczywistniać). Bardzo ważna jest jego racjonalność. Po drugie powinien być operatywny – przejrzysty, czytelny, prosty w budowie, zrozumiały dla wykonawców (napisany klarownym językiem), odpowiednio szczegółowy i obejmujący całość zadania. Po trzecie elastyczny – umożliwiający wprowadzanie zmian, zawierający przestrzeń na alternatywy, na modyfikacje.
Pomocnicze pytania
Przed przystąpieniem do tworzenia planu dobrze jest zadać sobie kilka pytań pomocniczych, usprawniających i konkretyzujących ten proces:
Co? – co właściwie chcę osiągnąć? Jaki cel pragnę zrealizować?
Po co? – dlaczego w ogóle stawiam sobie taki cel? Co mi da jego realizacja?
Jak? – w jaki sposób mogę osiągnąć cel? Czym dysponuję? Czego mi brakuje?
Kto? – kto będzie zaangażowany w realizację planu? Kto będzie związany z celem?
Gdzie? – gdzie będzie realizowany cel? W jakim miejscu? W jakiej przestrzeni?
Kiedy? – w jakim terminie cel będzie realizowany? Do kiedy musi zostać osiągnięty?
Czy warto planować? Oczywiście, że warto. Jasne, że rzeczywistość bywa nieprzewidywalna, pełna niespodzianek, może zburzyć nasze nawet najprostsze harmonogramy. Czasem będziemy musieli zrezygnować z ustalonych zadań i terminów. Niemniej dużo łatwiej radzić sobie z chaotycznym światem, jeśli mamy ustalone pewne priorytety, ramy, w obrębie których się poruszamy. Plan jest jak mapa pełna wskazówek umożliwiających sprawne przemieszczanie się przez wzburzone morze biznesu. Ale to my ostatecznie decydujemy, którą trasę wybierzemy.
Przeczytaj także:
