Ramiona złotego trójkąta tworzą takie wartości jak: zasoby (najczęściej są to pieniądze, ludzie, maszyny), czas (termin realizacji projektu) i zakres (czyli zbiór zadań niezbędnych do wykonania). Elementy trójkąta są ze sobą wzajemnie powiązane. Nie można zmienić jednego z nich bez naruszenia pozostałych. Ten trójbok stanowi fundament zarządzania projektem. Od przestrzegania praw, jakie się z nią wiążą, zależy powodzenie przedsięwzięcia.
Ruchomy trójkąt
Trójkąt podlega ciągłym wpływom różnych czynników. Kluczowe jest to, aby realizator projektu zdawał sobie sprawę z tego, że zakres projektu, czas realizacji oraz zasoby, które mamy do dyspozycji wymagają nieustającego monitorowania i modyfikowania. Gdy zmieniają się wymagania dotyczące zakresu prac, albo okazuje się, że założone koszty są wyższe aniżeli przewidziane w budżecie projektu, to jest właściwy moment, żeby przeorganizować działania, zdobyć dodatkowe środki lub ograniczyć zakres zadań. Do tych decyzji jest w praktyce potrzebny nie tylko realizator projektu, ale również pozostali członkowie zespołu, a nawet klienci.
W sytuacji kryzysowej, kiedy zmagamy się z jakimś problemem, musimy określić czy ma on wpływ na czas, zakres zadań czy wynika z ograniczeń finansowych. Nierzadko stanowi pochodną wszystkich trzech elementów. Wówczas powinniśmy zastanowić się na czym nam najbardziej zależy. Czy chodzi o utrzymanie się w zaplanowanym budżecie – kosztem wydłużenia terminu realizacji lub ograniczeniem możliwych opcji? Czy priorytetem jest terminowość – nawet za cenę zwiększenia nakładów? A może chodzi o wykonanie wszystkich zadań, co gwarantuje pożądaną jakość, nawet jeśli nie zmieścimy się w czasie?
Gdy chcemy przyśpieszyć realizację projektu możemy wyłożyć więcej pieniędzy lub zredukować liczbę zadań. Jeśli chcemy zaoszczędzić – możemy zmienić harmonogram np. przesunąć go w czasie lub ograniczyć zakres. Jeśli zależy nam na wprowadzeniu nowych zadań – możemy albo zwiększyć budżet (by np. zatrudnić nowych pracowników) albo zainwestować w projekt więcej roboczogodzin – ewentualnie i jedno, i drugie.
Który bok najważniejszy?
Jeśli jesteśmy odpowiedzialni za dany projekt (jako kierownik czy właściciel firmy) to na naszych barkach spoczywa zdefiniowanie najważniejszego boku trójkąta – tego, który musi zostać bezwzględnie zachowany. Będzie miał ustaloną wartość, nie podlegającą modyfikacjom. Pozostałe dwa będą negocjowalne. Jeśli przykładowo elementem, którego nie można zmienić jest data to wszystko musi być jej podporządkowane. W takim przypadku do modyfikacji pozostają środki finansowe i rozmiar przedsięwzięcia.
Jeśli otrzymaliśmy na realizację naszego projektu finansowanie z zewnętrznych źródeł i nie mamy własnych środków (lub nie możemy ich użyć) to czynnikiem niezmiennym będą zasoby pieniężne. Możemy jedynie zmieniać czas i zakres itd.
Kiedy zatem pojawiają się przed nami wyzwania w realizacji projektu, powinniśmy zadać sobie kilka zasadniczych pytań:
• w jaki sposób zdarzenie, czynnik zaburza działanie trójkąta projektu?
• jakimi działaniami możemy odzyskać równowagę?
• który z elementów trójkąta jest dla nas kluczowy? Który jest niepodważalny?
• który możemy zmienić? W jaki sposób?
• jaki wpływ na pozostałe elementy trójkąta będzie miała wprowadzona przez nas zmiana?
Projekty są podatne na różne zmienne. Musimy nauczyć się trzymać je w równowadze. Trójkąt, o którym wspominam jest zasadą projektową. Nie można jej oszukać. Znajomość tej zasady może przydać się w argumentacji, gdy mamy przekonać zespół lub klienta o tym, że określone czynniki mogą zakłócić realizację projektu albo jakie czynniki mogą projekt doprowadzić do zamierzonego rezultatu. Podczas takich rozmów można wręcz narysować trójkąt i prezentując jego składowe wyjaśnić, jakie składowe tworzą dany projekt i jakie są między nimi powiązania. Takie zobrazowanie bardzo pomaga wszystkim stronom w zrozumieniu, na czym polega zarządzanie projektem.
Nie ma znaczenia, czy projekt dotyczy wielkiej inicjatywy budowlanej czy małego przedsięwzięcia realizowanego w naszym domu. Czy chodzi o organizację światowych targów czy przygotowanie przyjęcia rodzinnego. Pilnowanie równowagi czasu, zasobów i zakresu – decyduje o powodzeniu lub klęsce projektu.
Przeczytaj także:
