Pracujący samodzielnie przedsiębiorcy, którym trudno zabrać się za pracę, wpadają często w pułapkę pewnego nieuświadomionego dylematu: w ich psychice zadania warte wysiłku, ambitne, sensowne jawią się jednocześnie jako trudne, za duże (a przez to niemal niemożliwe do wykonania), z kolei zadania małe i łatwe wydają się nieatrakcyjne i niemotywujące.
W ostatnim artykule zająłem się sposobami „poszerzania” myślenia, tak, by zadania zyskały atrakcyjny kontekst dzięki rekonstrukcji celu i wzmocnieniu wizji.
Dziś opiszę kierunek odwrotny, związany z „zawężaniem”, tak, by zadania okazały się prostsze, lżejsze i krótsze, tym samym możliwe do wykonania. Jeżeli więc twój opór przed pracą wiąże się z uczuciem przeciążenia lub zmęczenia, sprawdź poniższe sposoby:
1. Najpopularniejszym sposobem zawężającym szeroką wizję i duże cele jest planowanie, czyli nadawanie ram dla czasu, jak i rozmiaru zadań. Startując np. od 5-letniej wizji rozwoju, dzięki planowaniu możemy ustalić kroki milowe; potem rozbijając kolejno każdy krok ustalamy plany roczne, kwartalne, wreszcie miesięczne i tygodniowe. Pozwala to w całościowy sposób zaplanować konkretne działania ze wszystkich obszarów: marketing, sprzedaż, produkcja, szkolenia, administracja itd. Jednocześnie proces ten jest dosyć czasochłonny i również może generować opór i poczucie przeciążenia, którego chcieliśmy uniknąć.
2. Wtedy lepszym pomysłem jest praca metodą szybkich projektów z krótkimi, ambitnymi terminami realizacji, np. w przeciągu 4 dni opracować cały system identyfikacji wizualnej i strategii marketingowej. Zaletą tego podejścia jest skupienie na jednym obszarze i szybko widoczne rezultaty. Wersją bardziej oszczędną jest przeznaczanie określonego dnia tygodnia na określony obszar, np. poniedziałki – administracja, środa – sprzedaż itd.
3. Planowanie w skali dnia polega na orientacyjnym rozłożeniu zadań w ujęciu godzinowym (w kalendarzu lub na kartce papieru). Ważne, żeby zaczynać od zadań najważniejszych (patrz artykuł Jak walczyć z prokrastynacją, czyli zjedz tę żabę!), uwzględniać naturalny biorytm (duża wydajność poranna, spadek energii po obiedzie itd.).
4. Jeżeli nie mamy jeszcze określonych zadań w ujęciu godzinowym, warto zrobić po prostu listę zadań do wykonania (tak zwana lista „to do”). Dobrym sposobem na efektywność jest grupowanie w bloki zadań z tych samych kontekstów lub wykonywanych tymi samymi narzędziami, np. lista wszystkich telefonów do wykonania, lista zadań do wykonania na zewnątrz (np. urzędy, poczta, zakupy biurowe, tankowanie), lista zadań robionych z wykorzystaniem komputera itd. Dużo łatwiej zadzwonić 5 razy pod rząd, niż mobilizować się do każdego z tych telefonów osobno. Innym kontekstem może być określenie czasu potrzebnego na wykonanie zadania, np. zadania do pół godziny, zadania od 30 – 90 minut, zadania powyżej 90 minut. Jeżeli wiem, że zostało mi ostatnie pół godziny pracy, to wtedy sięgam po krótkie zadania.
5. Zdarza się, że samo wypisywanie zadań staje się procesem generującym poczucie przeciążenia, szczególnie jeśli lista jest bardzo długa. Warto pamiętać wtedy o zasadzie 2 minut (sformułowaną przez D. Allena w „Getting Things Done”) – zadania, które da się zrobić w 2 minuty, nie zapisuj na liście, ale zrób od razu. W ciągu dwóch minut nie zdążysz się wybić z poprzedniego rytmu, a wiele drobnych spraw od razu zostanie załatwionych.
6. Ważnym mechanizmem „zawężającym” wysiłek jest rozbijanie dużych zadań (zwanych słoniowymi) na mniejsze. W wyjątkowo intensywnej porze pracy, kiedy telefony się urywają i ciągle przychodzą do nas ważne powiadomienia, rekomenduję dodatkowo stworzenie listy „Teraz”, na której zapisujemy mikrozadanie, za które właśnie mamy się zabrać. Taka lista spełnia 2 funkcje: ułatwia start (łatwiej uporać się z mikrozadaniem: „odszukaj w komputerze folder ze szkicami logo” niż z zadaniem „stwórz 3 wersje logo”) i pozwala przypomnieć sobie i wrócić do zadania, które właśnie zaczynałem, np. po przerwie związanej z niespodziewanym telefonem. Ukończone mikrozadanie skreślamy i na listę wpisujemy następne – dodatkowym efektem mobilizującym jest obserwowanie szybko powiększającej się listy skreślonych zadań.
7. W ramach podnoszenia efektywności warto pracować w intensywnych interwałach. Ja praktykuję pracę w cyklu 50+10 (50 minut pracy, 10 minut przerwy). W tym czasie 50 minut staram się nie zrobić żadnej, nawet najmniejszej przerwy. Żeby nie wpaść w pułapkę okrągłych godzin nastawiam alarm dokładnie licząc 50 minut od momentu rozpoczęcia, np. o 13:47. Czasem dodaję kilka minut, jeśli okazało się, że jednak przerwa się zdarzyła. Każdy taki interwał zaznaczam na kartce, dzięki temu pod koniec dnia mogę policzyć ten naprawdę intensywny czas pracy.
Zarządzanie strumieniem zadań w czasie pomaga nam priorytetyzować i układać plan naszej codziennej pracy. Wizualizuje zakres obowiązków i wspomaga pamięć, by nie przeoczyć ważnych czynności. Choć każdy indywidualnie szuka najlepszych dla siebie sposobów na ogarnięcie natłoku spraw, mamy nadzieję, że przedstawione powyżej metody okażą się przydatne i skuteczne dla czytających.
Przeczytaj także:
Przeszyj to sam! Historia marki iNEEDle
Paweł Grzesik – trener biznesu, coach, aktor, reżyser. Właściciel firmy szkoleniowej Re-Aktor, pracuje jako trener Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego. Opracował autorską metodę szkoleń technikami teatralnymi Re-Aktor. Odbył wiele kursów trenerskich i warsztatów, m.in. międzynarodowe szkolenia w Anglii, na Malcie i Belgii ukończone tytułem międzynarodowego trenera DBY-N. Realizował szkolenia dla firm m.in. z branży finansowej, doradczej, produkcyjnej, a także dla instytucji kulturalnych. Absolwent Polonistyki na UJ oraz Coachingu w Biznesie na UE w Krakowie.
