Niezależnie od typu spotkania zdalnego, zawsze pamiętaj o 5 elementach podnoszących efektywność pracy grupy:
1. Momenty pogłębiające relacje
Jeżeli grupa zna się dobrze, warto zacząć od chwili nieformalnej rozmowy. W trosce o to, żeby się nie przedłużała, możesz umawiać spotkania zdalne np. na 9:50, wtedy o 10:00 już będzie można przejść do meritum. Jeżeli grupa się nie zna – zacznij od przedstawienia, zachęcaj do włączania kamerek.
W trakcie spotkania po imieniu zwracaj się do konkretnych osób, dbaj o to, by możliwie wszyscy zabrali głos.
2. Klarowne cele i agenda
Nakreślone cele spotkania uruchamiają zaangażowanie, pokazują „dokąd zmierzamy”. Agenda wskazuje, „jaka droga do nich prowadzi”.
Zanim wspomnisz o celach, warto znać oczekiwania uczestników.
Jeżeli nie zbierzesz oczekiwań przed (np. telefonicznie), to dobrze jest zapytać ludzi w trakcie spotkania, tak by mieć szansę odnieść się do nich przy prezentacji celów. Pozwoli to uniknąć frustracji twojej i uczestników.
3. Zasady pracy
To, ile czasu im poświęcimy, zależy od charakteru spotkania. W minimalnej formie warto określić ramy czasowe spotkania i role uczestniczących.
Jeżeli temat spotkania jest „bardziej wrażliwy”, zależy nam na swobodzie wypowiedzi i zapobieganiu konfliktom, wtedy zasady można wypracować wspólnie.
Pojawią się w nich nie tylko godziny przerw, metody pracy, sposób moderowania. Stwórzmy też punkty dotyczące zakresu tajności treści – czy nagrywamy, czy włączamy kamerki, czy możemy zdjęcie ze spotkania udostępnić w mediach społecznościowych. Ważne są także kwestie dotyczące własności wypracowanych rezultatów. Pamiętajmy również, zwłaszcza jeśli temat spotkania może budzić emocje, by podkreślić na początku wolę współpracy i wzajemnego szacunku.
4. Sposoby angażowania
W zależności od typu spotkania zdalnego, potrzebne są różne rodzaje zaangażowania uczestników – niemniej zawsze warto mieć uczestników chociaż słuchających ze zrozumieniem.
Dlatego co jakiś czas rób pauzę, sprawdzaj reakcje, potwierdzaj rozumienie. Unikaj długich tekstowych prezentacji PowerPoint.
W zamian wykorzystuj narzędzia notowania i rysowania na żywo na slajdach (np. funkcja Annotate w Zoom). Korzystaj z tablic interaktywnych, wprowadzaj krótkie ankiety (od wewnętrznych ankiet na platformie Zoom czy Teams po wyspecjalizowaną aplikację Kahoot). Badaj reakcje bezpośrednio lub zebraną z grupy w postaci diagramów czy chmury słów (np. w aplikacji Mentimeter). Do zbierania opinii lub pomysłów przyda się prosta aplikacja Jamboard. Z kolei aplikacje Miro lub Mural wykorzystywane są przy bardziej zaawansowanych spotkaniach i świetnie sprawdzają się w kreatywnej pracy zespołowej, gdyż spełniają funkcję cyfrowej tablicy, którą wszyscy uczestnicy spotkania mogą edytować równocześnie.
5. Dbałość o strukturę
Jako organizator spotkania najczęściej jesteś też jego moderatorem – w tej roli musisz zadbać o pilnowanie klarownej struktury. Po pierwsze oznacza to wyraźne rozdzielenie części spotkania i nawigację między nimi. Zanim przejdziesz do następnej części, warto nie tylko zapowiedzieć z grubsza, co się w niej wydarzy, ale też podsumować część poprzednią.
W praktyce stosuje się tu zasadę 3P, czyli „Powiedz, co powiesz. Powiedz to. Powiedz, co powiedziałeś”.
Po drugie, bardzo istotne jest pilnowanie czasu i przerw – to jedno z najczęstszych źródeł frustracji uczestników spotkań wideo. Pod koniec spotkania warto też poprosić o informację zwrotną do spotkania, tak by mieć świadomość, co uczestnicy uznali za wartościowe i co należy zmienić następnym razem.
Pamiętając o tych 5 elementach z sukcesem poprowadzisz większość spotkań zdalnych. Są też takie spotkania, których nie powinien prowadzić ich lider, ale o tym będzie w następnym artykule.
Sprawdź się w Quizie
Przeczytaj także:
Grupa Mastermind – wsparcie w osiąganiu celu
Jak walczyć z prokrastynacją, czyli zjedz tę żabę!
Paweł Grzesik – trener biznesu, coach, aktor, reżyser. Właściciel firmy szkoleniowej Re-Aktor, pracuje jako trener Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego. Opracował autorską metodę szkoleń technikami teatralnymi Re-Aktor. Odbył wiele kursów trenerskich i warsztatów, m.in. międzynarodowe szkolenia w Anglii, na Malcie i Belgii ukończone tytułem międzynarodowego trenera DBY-N. Realizował szkolenia dla firm m.in. z branży finansowej, doradczej, produkcyjnej, a także dla instytucji kulturalnych. Absolwent Polonistyki na UJ oraz Coachingu w Biznesie na UE w Krakowie.
